El Gobierno nacional estableció a través del Decreto 176 de 2021, las reglas que aplicarán a las reuniones de asambleas o juntas de socios de las personas jurídicas para los ejercicios contables pendientes del año 2019 y el 2020. Por lo anterior, la Superintendencia de Sociedades expidió la Circular Externa 100-000001 del 2 de marzo de 2021 mediante la cual imparte unas instrucciones que deberán ser tenidas en cuenta por parte de sus sociedades supervisadas.

"Dada la importancia de las reuniones ordinarias del máximo órgano social, el Gobierno nacional estableció esta reglamentación que busca dar claridad sobre las fechas y la forma en que se podrán llevar a cabo las asambleas de las sociedades pendientes del ejercicio contable de 2019 y las del 2020. El Decreto busca normalizar la rendición de cuentas por parte de los administradores a las asambleas o juntas de socios, asegurando así el adecuado funcionamiento de las sociedades, el ejercicio de los derechos de los asociados y la reactivación económica segura de las empresas, por lo que la Circular emitida por la Superintendencia de Sociedades recuerda a los administradores las diferentes opciones para realizar las asambleas y lo que deberán tener en cuenta respecto a las restricciones de movilidad, la prohibición de aglomeraciones y las medidas de bioseguridad aplicables", señaló el Superintendente de Sociedades, Juan Pablo Liévano Vegalara.

Reuniones pendientes del ejercicio 2019
El plazo máximo para realizar las reuniones ordinarias del máximo órgano social, correspondientes al cierre del ejercicio contable de 2019, que aún no se hayan podido realizar, es el 31 de marzo de 2021. La norma establece que si para esta fecha, la reunión no fuere convocada, los asociados se podrán reunir por derecho propio el primero de abril, a las 10:00 a.m. en las oficinas del domicilio principal donde funcione la administración de la sociedad.

En este punto, es importante destacar que la realización de las asambleas de cierre del ejercicio contable de 2019 deja de estar atada a la vigencia de la emergencia sanitaria y el Decreto establece el 31 de marzo de 2021 como fecha límite para su realización.

Reuniones del Ejercicio 2020
Las reuniones ordinarias correspondientes al ejercicio de 2020 se deberán llevar a cabo dentro de las fechas y conforme a las reglas establecidas por el Código de Comercio, como ha sido habitual. Por lo anterior, el Decreto unifica los plazos para la realización de reuniones ordinarias pendientes del ejercicio 2019, con las correspondientes al ejercicio 2020, estableciendo como fecha límite el 31 de marzo de 2021.

En ambos casos, las sociedades podrán escoger si la reunión ordinaria será presencial, no presencial o mixta, para lo cual deberán tener en cuenta las disposiciones del Decreto 398 de 2020, que fija los parámetros del quórum para reuniones no presenciales o mixtas.

Adicionalmente, según el tipo de reunión, las sociedades deberán cumplir con las normas y medidas sanitarias de bioseguridad, las restricciones de aforo y de movilidad, dispuestas por las autoridades nacionales o locales. Igualmente, se establece que cada asociado es responsable de contar con los medios necesarios para participar en la reunión, en caso de que esta sea virtual.

Otros aspectos
Frente al derecho de inspección, los administradores deberán poner a disposición de los asociados la información exigida por la ley. Sin embargo, el Decreto habilita la posibilidad de hacerlo mediante el uso de repositorios de información digital u otros instrumentos tecnológicos, siempre que estos salvaguarden la reserva de la información.

Es posible que en algunos casos se deban agotar en una misma reunión los temas de los ejercicios 2019 y 2020. En esos eventos, el Decreto advierte que el derecho de inspección se hará en un mismo periodo y que en la reunión se deberán agotar los temas del ejercicio 2019 antes de abordar los del ejercicio 2020.

Si las reuniones por derecho propio resultan afectadas por restricciones o medidas adoptadas por las autoridades para contender el Coronavirus COVID-19, cualquier asociado podrá solicitar ante la entidad competente, que se le ordene al administrador o revisor fiscal la convocatoria a una reunión del máximo órgano social. Esta solicitud deberá hacerse a más tardar dentro de los 30 días calendario siguientes a la fecha de la reunión por derecho propio que no pudo realizarse.

La Superintendencia de Sociedades en la Circular Externa ya mencionada impartió algunas instrucciones sobre aspectos a tener en cuenta para que el desarrollo de la reunión, según la modalidad escogida para realizarla y en línea con lo establecido en la Circular Externa 100-000002 de 17 de marzo de 2020, la cual se mantiene vigente. Igualmente, se indicó que en caso de no poder realizarse la reunión ordinaria previamente convocada, esta se deberá convocar nuevamente, una vez se hayan superado los motivos que impidieron su desarrollo.

Para conocer la Circular 100-000001, haga clic aquí.